IBG Travel suunnittelee ja toteuttaa MICE-palveluja ja kannustematkoja Euroopassa matkatoimistoille, yrityksille, tapahtumajärjestäjille ja yritysmatkatiimeille. Suomen, Viron ja Espanjan paikalliset tukikohtamme yhdistävät tilat, majoituksen, kuljetukset, ohjelmat, ruokailut ja osallistujalogistiikan yhdeksi vastuulliseksi DMC-prosessiksi.
Eurooppalainen DMC-kumppani kokouksiin, kannustematkoihin ja tapahtumiin
Onnistunut yritysohjelma ei ole irrallisten varausten luettelo. Tilojen käyttö, hotellikiintiöt, kuljetukset, tarjoilut, tekniset aikataulut, osallistujaviestintä ja varasuunnitelmat on sovitettava samaan tavoitteeseen. Rakennamme kokonaisuuden ennen toimittajavahvistuksia ja pidämme vastuut näkyvinä toteutukseen asti.
Euroopan maapalvelutiimimme tukee paikallisia ja usean maan ohjelmia. Suomessa, Virossa ja Espanjassa toimimme omien tukikohtien kautta ja muualla valittujen eurooppalaisten kumppanien kanssa.
Kokoukset, konferenssit ja yritystapahtumat
Etsimme kokous- ja tapahtumatilat, hotellit, ravintolat ja yksityistilat osallistujamäärän, sijainnin, brändivaatimusten, esteettömyyden ja tekniikan mukaan. Toimintasuunnitelmaan voidaan sisällyttää tarkastuskäynnit, tilajärjestelyt, tarjoiluaikataulut, toimittajien pääsy ja tapahtumapäivän yhteyshenkilö.
Moniosaisissa konferensseissa koordinoimme saapumisaallot, rekisteröitymisen, huonekiintiöt, puhujien siirtymät, illalliset ja oheisohjelmat. Tarjous erottaa vahvistetut palvelut, oletukset, määräajat ja asiakkaan tai tuotantotoimiston vastuulla olevat osat.
Tavoitteeseen suunnitellut kannustematkat
Kannustematkan tulee tuntua ainutlaatuiselta ilman operatiivista haurautta. Yhdistämme kohteen, vuodenajan, ryhmäprofiilin ja liiketoimintatavoitteen kokemuksiin, jotka voidaan toteuttaa laadukkaasti tarvittavalle osallistujamäärälle.
Ohjelmaan voi kuulua pohjoisen talvielämyksiä, yksityistiloja, designia ja ruokakulttuuria, Baltian kaupunkikokonaisuuksia, Välimeren rannikkoreittejä, purjehdusta, kulttuuria tai tiimiohjelmaa. Tarkistamme siirtymät, sään, kielen, turvallisuuden, yksityisyyden ja ryhmän todellisen kulun.
Hotellit, kuljetukset ja osallistujalogistiikka
Tarkistamme huoneluokat, vapautuspäivät, kokoustilojen saavutettavuuden, aamiaisten ja lähtöjen ajoituksen, VIP-tarpeet sekä ohjelmapisteiden väliset etäisyydet. Kuljetussuunnitelma kattaa lentoasemat, satamat, bussit, edustusautot, matkatavarat, pysäköinnin ja varayhteydet.
Kun osallistujat saapuvat eri lennoilla, järjestämme yksilökuljetukset, yhteiset saapumisikkunat tai miehitetyn tapaamispisteen. Vaativissa liikkeissä ryhmämatkojen logistiikkapalvelumme yhdistää henkilötiedot, ajoneuvot, hotellit, ruokailut ja päiväkohtaiset aikataulut.
Yksi toimeksianto tarjouksesta paikalliseen toteutukseen
Aloitamme ohjelman tarkoituksesta, emme vain kohteesta. Toimeksianto sisältää päivämäärät, osallistujaprofiilin, alustavan budjetin, majoitustason, kokous- tai tapahtumatarpeet, kokemukset, brändiohjeet ja päätösaikataulun.
Toteutettavuuden tarkistuksen jälkeen laadimme jäsennellyn tarjouksen, jossa näkyvät laajuus, vaihtoehdot ja operatiiviset oletukset. Vahvistuksen jälkeen sama prosessi jatkuu toimittajista osallistujamuutoksiin, lopullisiin aikatauluihin ja paikalliseen toteutukseen.
MICE- tai kannustematkatarjoukseen tarvittavat tiedot
Lähetä kohde tai kohdevaihtoehdot, päivämäärät, osallistujamäärä, lähtömarkkinat, huonetarpeet, kokousmuoto, tarjoilut, kuljetukset ja ohjelman tavoite. Kerro esteettömyys-, ruokavalio-, VIP-, brändi-, vastuullisuus- ja turvallisuusvaatimukset alussa.
Jos kohde on avoin, kuvaile toivottu tunnelma, vuodenaika, enimmäismatka-aika ja kaupallinen kehys. Voimme vertailla Suomea, Viroa, Espanjaa tai usean maan eurooppalaista ratkaisua ennen sitovia varauksia.
Usein kysyttyä MICE-palveluista ja kannustematkoista
Missä Euroopan kohteissa IBG Travel toteuttaa MICE-ohjelmia?
Omat toimintapisteemme ovat Suomessa, Virossa ja Espanjassa. Koordinoimme myös valittuja kumppaneita muualla Euroopassa ja usean maan ohjelmissa.
Voitteko hankkia sekä tapahtumatilat että majoituksen?
Kyllä. Voimme yhdistää kokous- tai tapahtumatilat, hotellikiintiöt, yksityisruokailut ja kuljetukset yhdeksi operatiiviseksi tarjoukseksi.
Järjestättekö yritysryhmien kannusteohjelmia?
Kyllä. Kokemukset valitaan tavoitteen, ryhmäprofiilin, vuodenajan, kapasiteetin, turvallisuuden ja realististen siirtymien mukaan.
Hoidatteko lentoasemakuljetukset ja osallistujien siirtymät?
Kyllä. Koordinoimme yksilö- ja ryhmäsaapumiset, bussit, edustusautot, matkatavarat, tapaamispisteet, päiväkuljetukset ja lähdöt.
Voiko matkatoimisto käyttää IBG Travelia paikallisena DMC-kumppanina?
Kyllä. Työskentelemme B2B-mallilla matkatoimistojen, tapahtumajärjestäjien, matkanjärjestäjien ja yritysmatkatiimien kanssa.