Yritysmatkan järjestäminen vaikeutuu, jos lento- tai junayhteydet, majoitus, kuljetukset, kokoukset ja viime hetken muutokset hoidetaan erikseen. IBG Travel kokoaa nämä osat yhdeksi koordinoiduksi suunnitelmaksi. Järjestämme johdon yksittäisiä työmatkoja, projektivierailuja, roadshow-matkoja ja pienten yritysdelegaatioiden matkoja Euroopassa.
Vahvin paikallinen toimintamme on Suomessa, Virossa ja Espanjassa. Lisäksi käytössämme on eurooppalainen yhteistyökumppaniverkosto. Jokainen tarjous laaditaan matkustajien aikataulun, yrityksen matkustusohjeiden ja käytännön tarpeiden mukaan. Vahvistamatonta hintaa tai yleistä pakettia ei esitetä lopullisena, vaan saatavuus, ehdot ja tukijärjestelyt tarkistetaan todellista toimeksiantoa varten.
Mitä yritysmatkalle voidaan koordinoida
- Lento- ja junasuunnittelu: sopivat reitit, aikataulut ja varausvaihtoehdot sekä hintaehtojen tarkistus asianmukaisessa varauskanavassa.
- Liikematkustusmajoitus: hotellit, huoneistot ja huonekiintiöt sijainnin, työskentelymukavuuden, peruutusehtojen ja budjetin perusteella.
- Maakulkuyhteydet ja kuljetukset: lentoasema- ja satamakuljetukset, kuljettajapalvelut, kaupunkien väliset matkat, tila-autot ja linja-autot.
- Kokoukset ja tilat: neuvotteluhuoneet, konferenssitilat, tekniikka, tarjoilut ja osallistujalogistiikka.
- Paikalliset järjestelyt: ravintolavaraukset, tulkit, avustajat, ryhmäillalliset ja työohjelmaan sopivat oheisohjelmat.
Johtajille, tiimeille ja yritysdelegaatioille
Johtaja voi tarvita nopean vastaanoton lentoasemalla ja kuljettajan useiden tapaamisten välille. Projektiryhmä voi tarvita majoituksen asiakkaan läheltä, päivittäiset kuljetukset ja yhteisen matkasuunnitelman. Delegaatio voi puolestaan tarvita koordinoidut saapumiset, kokoustilan, tarjoilut ja iltaohjelman. Tarpeet ovat erilaisia, joten niitä ei pakoteta samaan vakiopakettiin.
IBG Travel voi toimia vahvistetun maaohjelman yhtenä operatiivisena yhteyspisteenä. Jos matka kattaa useita kaupunkeja tai maita, sovitamme toimittajat ja aikataulut yhteen ennen vahvistusta. Laajoissa toimeksiannoissa vastuut, vasteajat ja hätäyhteystiedot kirjataan tarjoukseen.
Näin suunnittelu etenee
- Lähetä kaupungit, päivämäärät, matkustajamäärä ja aikataulun kiinteät osat.
- Kerro, mitä on jo varattu ja mitkä palvelut haluat meidän koordinoivan.
- Tarkistamme saatavuuden ja laadimme tarjouksen, jossa sisällöt, rajaukset ja ehdot näkyvät selkeästi.
- Vahvistuksen jälkeen kokoamme matkan käytännön tiedot ja yhteystiedot.
Pyydä tarjous yritysmatkasta
Tarkkaa tarjousta varten tarvitsemme saapumis- ja lähtötiedot, kokousosoitteet, hotellitason, huonetyypit, matkustaja- ja matkatavaratiedot, kuljetustarpeet, esteettömyysvaatimukset sekä toivotun maksujärjestelyn. Jos osa tiedoista on vielä avoinna, kerro mikä joustaa. Selvitämme kustannuksiin ja toteutettavuuteen vaikuttavat valinnat ennen palvelujen vahvistamista.