IBG Travel etsii ja kilpailuttaa hotelleja ja tapahtumatiloja ryhmille Euroopassa B2B-mallilla. Palvelemme matkatoimistoja, matkanjärjestäjiä, yritysmatkatiimejä ja tapahtumajärjestäjiä pyytämällä saatavuuden ja ehdot, vertaamalla operatiiviset yksityiskohdat sekä sovittamalla majoituksen tai tilan kuljetuksiin ja ohjelmaan.
Hotellit ryhmille, sarjoille ja räätälöidyille ohjelmille
Sopivin hotelli ei aina ole se, jolla on halvin huonehinta. Sijainti, huonejakauma, vapautuspäivät, bussiyhteys, aamiaisaika, matkatavarat, kokoustilat, peruutusehdot ja päiväohjelma vaikuttavat lopputulokseen.
Incoming-ohjelmaan Euroopassa voimme hakea yhden hotellin tai rakentaa majoitussuunnitelman useisiin kaupunkeihin ja maihin. Pyyntö voi koskea yksityisryhmää, sarjaa, FIT-kiintiötä, opintomatkaa, yritystä tai teemaryhmää.
Tapahtumatilat kokouksiin, illallisiin ja tapahtumiin
Etsimme kokoushuoneita, konferenssitiloja, yksityisiä illallistiloja, kulttuurikohteita ja tapahtumapaikkoja kapasiteetin, muodon, sijainnin, esteettömyyden, tarjoilun, tekniikan, toimittajapääsyn ja brändivaatimusten mukaan.
Tilavalinta sovitetaan MICE- tai kannusteohjelmaan. Vaikuttava tila ei auta, jos kuljetukset, rakennusaika, äänirajoitukset, catering tai säävaraus tekevät tapahtumasta epäkäytännöllisen.
Saatavuus, hinnat ja sopimusehdot
Laadimme kohdennetun pyynnön todellisilla päivillä, huone- tai tilatarpeilla, ryhmäprofiililla ja päätösaikataululla. Vertaamme hinnat, verot, ruokailut, lisät, vapautuspäivät, ennakot, peruutukset, minimimyynnin ja sisältyvän tekniikan.
IBG Travel ei esitä verkkohintaa vahvistettuna ryhmäsopimuksena. Saatavuus ja kaupalliset ehdot vahvistuvat vasta hotellin tai tilan tarjouksella ja lopullisella vahvistuksella. Tarjouksemme kertoo oletukset, määräajat ja erilliset palvelut.
Huonekiintiöt, huonelistat ja ryhmälogistiikka
Ryhmissä ja sarjoissa majoitushallinta jatkuu ensimmäisen tarjouksen jälkeen. Huonetyypit, yhden hengen lisät, vapaapaikat, aikaiset saapumiset, myöhäiset lähdöt, nimet, ruokavaliot, esteettömyys ja lopullinen määrä seuraavat määräaikoja.
Kun ohjelmassa on useita hotelleja, lauttoja, busseja tai saapumisaaltoja, ryhmämatkojen logistiikkamme sovittaa huonelistat, matkatavarat, ajoneuvot, oppaat, ruokailut ja aikataulut majoitussuunnitelmaan.
Tarkastuskäynnit ja operatiivinen arvio
Tarvittaessa koordinoimme tarkastuskäynnin tai jäsennellyn tila-arvion ennen lopullista sitoumusta. Tarkistamme saapumisen, bussipysähdyksen, vastaanoton, hissit, huoneluokat, kokouskulun, catering-reitin, lastauksen, varastoinnin ja lähdön.
Tarkastus ei sisälly automaattisesti ja siitä voi syntyä tila-, kuljetus- tai koordinointikuluja. Laajuus vahvistetaan etukäteen. Vahvistetussa ohjelmassa maapalvelumme voivat jatkaa paikallista koordinointia.
Hotelli- tai tilapyyntöön tarvittavat tiedot
Lähetä kohde, päivät, huone- tai osallistujamäärä, huonejako, hotelliluokka, ateriat, kokousmuoto, kapasiteetti, tekniikka, kuljetussuunnitelma ja budjetti. Kerro alue-, esteettömyys-, vastuullisuus-, VIP- ja brändivaatimukset.
Anna myös päätöspäivä ja mahdollinen jousto. Vaihtoehtoiset päivät, lähialue tai erilainen huonejakauma voivat parantaa saatavuutta, mutta emme muuta olennaisia ehtoja ilman hyväksyntää.
Usein kysyttyä ryhmähotelleista ja tapahtumatiloista
Voitteko etsiä ryhmähotelleja useasta Euroopan kaupungista?
Kyllä. Pyydämme ja vertaamme majoituksen yhteen kohteeseen tai koordinoimme hotellit usean kaupungin tai maan reitille.
Työskentelettekö vain hotellien kanssa?
Emme. Etsimme myös kokoushuoneita, konferenssitiloja, yksityisiä illallistiloja ja tapahtumapaikkoja.
Ovatko hinnat heti taattuja?
Eivät. Hinta ja saatavuus vahvistuvat vasta hotellin tai tilan tarjouksessa ja varausvahvistuksessa määräaikojen mukaisesti.
Voitteko koordinoida tarkastuskäynnin?
Kyllä, kun projekti sitä edellyttää. Laajuus, tapaamiset, kuljetus ja mahdolliset kulut sovitaan etukäteen.
Voiko hotellihakuun yhdistää kuljetukset ja aktiviteetit?
Kyllä. Se voi kuulua incoming-, ryhmä-, MICE- tai maapalveluohjelmaan, jossa sisällöt määritellään selkeästi.